實作專案管理，這些免費工具幫你搞定

從時間管理到專案管理，現在網路上可以找到很多免費工具幫我們達成各種管理方式。用在個人身上當然沒問題，但是如果用在工作上呢？會不會應該用一些付費版的軟體比較專業呢？

管理達人Bryan 表示，依照他實際的輔導經驗，中小企業、大公司首要的考慮其實是預算。如果沒有充足預算，免費的網路服務也是不錯的選擇。

Bryan 評估，免費與付費軟體之間的差別大約只有 30%。而這些差別，主要都是在掌握一些工作的複雜度、排程、人力投入規劃等方面，其實已經是很進階的專案管理功能了。對於規模較小的公司或是工作小組來說，應該用不到這些工具。

如何選擇工具？

過去我們選擇套裝軟體，往往都希望這個軟體能夠包山包海，什麼功能都有才夠「划算」——物超所值。但是 Bryan 表示，選擇的工具越簡單越好。尤其是對於初學者來講，工具夠簡單，參與者才越容易熟悉、越好上手，大家才肯投入進去使用，落實於工作當中。

時間管理基本功：蒐集、分類待辦事項

時間管理的第一步就是必須先找一個「地方」，把所有要做的事情全部都收集起來。這個「地方」，可以是傳統的紙本筆記本，也可以是你的 email 信箱的收件匣、Evernote 的筆記本，或是其他的專案管理工具。只要你使用習慣，並且方便好整理，沒有太多的雜訊會干擾你整理就好。

當你將待辦事項集中在一個地方，接下來就是對這些待辦事項進行過濾。檢視每一件事情，如果有可以在幾分鐘內處理完的事情，比方說線上繳費、跟別人確認資訊等較單純的動作，當下就馬上處理掉，不要讓這個事情佔據你的待辦事項清單。

當過濾完畢後，剩下來的待辦事項就要進行分類。待辦事項的分類是一門學問，很多人有各種不同的分類法，有些人可能會分成「公事」、「私事」，有些人可能會依照重要性來分成「重要」、「次要」、「不重要」。

如何分類處理你的待辦事項？

雖然分類方式因人而異，這裡則提供一個較基本的分類用法，當作你歸類待辦事項的第一步：

• 蒐集：用來放置所有待辦事項的地方，你會在這裡將待辦事項再丟到其他的分類資料夾裡。
• 當天（當週）的待辦事項：這裡用來放置當天或是短時間內要處理的事情，屬於比較緊急要處理的事。
• 未來的待辦事項：這裡放置雖然有時效，但短期內還不會發生的事情。
• 暫時無法處理的事情：有些事情的發生會在更久之後，或是暫時想不到解決的辦法。（不一定每人都需要建立這個資料夾）

上述僅是一種基本的分類方法，你不一定需要建立這麼多資料夾，也有些人不喜歡花太多時間在分類上，因此只用到當天（當週）要執行的待辦事項，其他的事項都放在蒐集的資料夾中，因此只有兩種分類。這樣的方式也沒什麼不好，只要自己能夠清楚掌握就行。

待辦事項的分類法

分類法因人而異，這張分類法雖然看起來沒有當天（當週）的待辦事項，但事實上原理是一樣的，你可以依照自己的工作習慣決定處理週期。

（後面為 Google 工作表運用教學）