實作專案管理，這些免費工具幫你搞定

奇妙清單：拆解大任務，細分為小任務處理

有的時候，我們所列出的任務不會是像買菜、看書這麼單純的小事，可能會是比較複雜的任務。比方說老闆交代我們要負責一個專案計畫，或是要跟朋友籌劃一趟去日本五天四夜的旅程，這些都屬於比較大型的任務，你無法用三言兩語就解決，甚至需要與其他人合作，Google 工作表可能就不適合在這種情境之下使用。

三層式介面掌握任務階層

奇妙清單（Wunderlist）是個可以把任務拆解的待辦事項管理工具，它提供多種平台的應用，你在桌機及手機上都能使用。

在網站上使用的時候，它採用三層式的設計，讓你可以一目了然知道目前待辦清單上的任務有哪些，以及每一個任務又有多少的子任務，一眼就可以進行管理。

「清單」與「任務」的不同

前面講的是你如何在奇妙清單中建立個人的「任務」，去針對個人的工作進行管理。而如果你的任務是與其他人有關的時候，需要團隊合作，那麼奇妙清單也允許多人共享，在這個情況下，你需要建立一個「清單」。

「奇妙清單」中的「清單」是用來建立較大的專案，裡頭可以建立很多任務，然後任務裡頭還可以有子任務，等於是三層式的概念。要注意的是，只有在清單中的任務才可以共享，指派給其他成員。

拆解專案任務，並可加入檔案註記備忘

▲每一項任務都可以繼續拆成子任務。

▲針對每一項任務，可以插入檔案或是備忘錄來提醒註記。

網站資訊：奇妙清單（Wunderlist）
適用專案情境：小型團隊
網址：https://www.wunderlist.com

奇妙清單：指派專案團隊成員，建立合作關係

在奇妙清單中的「清單」，其實就相當於團隊之間的一個專案。比方說你要跟公司的同事一起執行一個案子，或是要與朋友規劃一個旅遊，都可以透過「清單」來規劃。當你邀請其他成員加入一個「清單」中，大家可以一起在這個清單中增添任務，進行發想。

不只是清單中的任務可以共享，更重要的是你可以將每一個任務指派給不同的成員去執行。並且在每一個任務中都有留言的機制，因此成員之間可以針對每一項任務直接在網站上留言討論，進行溝通。

奇妙清單的缺點及限制

透過奇妙清單可以快速掌握一個專案的所有任務，並且協調指派給不同的成員。在設計上它比較適合小型的團隊或是專案數量較少的團體使用，因為如果事情一多太過複雜的話，奇妙清單的介面不容易看出任務先後順序的邏輯，比較容易造成疏漏。

當你使用免費版的時候，它的子任務數量以及分享的成員數量都有限制，如果一個專案參與的人數超過 10 個人以上，那麼就不適合使用奇妙清單來指派，或是你得把一個專案再拆分成兩個專案來指派任務。

建立你的「清單」並指派任務

▲在左欄最下方的「＋」按一下可新增清單，你新建立的「清單」排列在最下方，而右邊就是你這清單中所有任務。

▲利用「分享」先把團隊邀請進任務，再透過「分配給」來指派給其他成員。

成員彼此討論協調任務

▲大家可以即時在任務下面的留言板進行討論。

▲你直接在面板上就可以看出各個任務所分派的人，以及執行的日期，提供你很便利的管理方式。

（後面為 Trello 運用教學）